Mae ein diolch i Shona Thoma ar gyfer ysgrifennu adolygiad hwn o'r Canllawiau Proffesiynol Newydd i KM yn y Gwasanaethau Cyfreithiol. Graddiodd Shona Thoma o Goleg Prifysgol Dulyn yn 2013 gyda gradd Meistr mewn Astudiaethau Llyfrgell a Gwybodaeth. Hyn o bryd mae'n gweithio i Trócaire, Sefydliad Datblygu Rhyngwladol, fel Intern Rheoli Gwybodaeth. Shona yn ysgrifennu am yr holl wybodaeth bethau yn ei blog Saws gwybodaeth a gallwch hefyd ddod o hyd iddi ar Twitter.

Rheoli Gwybodaeth yn A&L Goodbody

Ar ddydd Mercher 7th Efallai fy mod yn ymweld â'r swyddfa Dulyn o A&L Goodbody i fynychu digwyddiad Gwyddelig cyntaf CLG Ewrop; Gweithwyr Proffesiynol Newydd Canllaw i Reoli Gwybodaeth yn y Gwasanaethau Cyfreithiol. Roedd yn sesiwn agor mewn gwirionedd llygaid a rhaid i mi gyfaddef fy mod yn synnu pa mor Rheoli Gwybodaeth uwch yn y proffesiwn cyfreithiol.

Paula Reid, sy'n arwain y tîm Gwybodaeth yn A&Cyflwynodd L Goodbody y rôl bwysig y caiff gwybodaeth ei chwarae yn cwmni cyfreithiol llwyddiannus a strwythur yr adran. Yn y swyddfeydd Dulyn, mae tîm cyfan gweithio ar Reoli Gwybodaeth. Mae'r tîm hwn yn cynnwys cyfreithwyr a llyfrgell a gwybodaeth proffesiynol.

Pan ddaw i rannu gwybodaeth ac annog dal a chyfnewid gwybodaeth, mae yna risgiau dynol a busnes i oresgyn. Gall hyfforddeion neu'r rhai sydd yn fwy amhrofiadol bod yn swil o rannu adroddiad y maent wedi ysgrifennu gyda'r cwmni cyfan. Mae'r staff yn brysur wrth gwrs, ac nid ydynt yn rhoi blaenoriaeth i rannu eu gwybodaeth a'u profiadau. Maent nid yn hefyd yn aml yn adrodd am anawsterau eu bod wedi cael gwybodaeth cyrchu. Fel wybodaeth neu wybodaeth broffesiynol, Dywedodd Paula bob amser yn mynd ati i chwilio am gyfleoedd i wella'r gwasanaeth gwybodaeth a ddarperir. Mae'n rhaid i chi gadw clust allan am sgyrsiau sy'n digwydd o gwmpas yr adnoddau a'r arian o wybodaeth sydd ar gael i'r cyfreithwyr a manteisio ar y.

Her sylweddol arall yw y nifer fawr o adnoddau ar gyfer y proffesiwn cyfreithiol a chadw ar ben am ddatblygiadau cyfreithiol. Mae angen i ddatrys drwy'r ffynonellau ac yn ystyried pa mor bwysig yw darn o wybodaeth ac os oes angen ei ddal ar y system wybodaeth.

Pam mae angen Rheoli Gwybodaeth?

Gwybodaeth Diriaethol, ar ffurf holl ddogfennau ysgrifenedig mewnol, yn hygyrch o fewn y cwmni ar y "yn gwybod sut" cronfa ddata - ac eithrio ar gyfer rhai cyfyngiadau oherwydd sensitifrwydd a diogelwch. Mae'r wybodaeth hon yn cael ei gymeradwyo partner ac mae wedi crynodebau ysgrifenedig pob erthygl. Mae dau paragyfreithwyr yn cael eu neilltuo i ddadansoddi am eiriau allweddol a haniaethol. Mae'r gronfa ddata yn awr yn datblygu iawn yn A&L Goodbody, cynnal cyfoeth o wybodaeth. Y man cychwyn ar gyfer dod o hyd i wybodaeth yn y gronfa ddata priodoldeb. Yn bwysig, Nododd Paula allan bod "yn gwybod sut "yn aml yn arwain at" gwybod pwy ", felly hyd yn oed os nad yw'r erthygl hon yn union beth rydych yn chwilio amdano gallwch ddod o hyd i'r awdur ac yn ceisio cyngor pellach.

Siaradodd Paula am y math o e-bost yr ydym i gyd wedi gweld, yw hynny'n rowndiau gofyn "A yw unrhyw un edrych arnynt erioed ...?"Mae'r ceisiadau yn anghynhyrchiol yn gyffredinol a gall fod yn rhwystredig iawn pan fyddwch yn gwybod bod rhywun wedi ymchwilio i'r ardal yr ydych angen gwybodaeth am y gorffennol, ond nad ydych yn gallu dod o hyd pwy oedd yn gyfrifol. Gall Rheoli Gwybodaeth da yn helpu i leihau achosion o hyn.

Mae'r ddogfennaeth pendant bod y sgyrsiau cynhyrchu megis Beibl trafodiad, negeseuon e-bost, a memoranda yn cael eu dadansoddi a geiriau allweddol yn cael eu hychwanegu i'w hychwanegu at y gronfa ddata. Mae goblygiadau ehangach o'r trafodiad a'r gwersi ar gyfer y dyfodol yn fwy anodd i'r ddogfen. Mae'r tîm Gwybodaeth yn A&L Goodbody ceisio trefnu sgwrs myfyriol ar ôl trafodiad yn gyflawn gyda'r tîm cyfan a oedd yn cymryd rhan. Maent yn edrych ar y jamiau, y datblygiadau arloesol a sut mae penderfyniadau yn cael eu gwneud. Gwybodaeth ddealledig yn aml yn yr hyn sy'n cyfarwyddo penderfyniadau hyn fel eu bod yn cymryd amser i ddadansoddi beth hysbysu'r penderfyniadau. Y pethau nad oedd wedi'u wneud a gallai canlyniadau tanio syniadau yn dal i fod yn ddefnyddiol ar ôl hynny fel eu bod yn cael eu dogfennu yn rhy. Ar ôl trafodiad yn gyflawn does neb eisiau siarad am y peth, yn union fel unrhyw un ohonom pan fyddwn yn gorffen prosiect mawr. Mae'n anodd perswadio'r cyfreithwyr i eistedd i lawr i drafod eu profiad a'u llywio hwn yn fater ar gyfer timau gwybodaeth mewn nifer o wahanol gyd-destunau. Tîm Paula yn cael eu cychwyn menter o'r enw Mapio Proses Cyfreithiol sydd â'r nod o roi mwy o strwythur i adnabod bylchau, ddysgwyd, angen sgiliau sythweledol, pa iau yn wan ar, a pha sgiliau newydd uwch angen staff. Roedd hwn yn ddiddorol gan fy mod yn dod o hyd yn fy ymchwil gyfredol bod staff yn gwerthfawrogi sianeli mwy ffurfiol ar gyfer rhannu gwybodaeth. Mae'r mapio prosesau yn arbennig o ddefnyddiol i'r tîm gwybodaeth ar gyfer amlygu gofynion hyfforddi mewn sgiliau llyfrgell.

Llyfrgell Proffesiynol

Paula briodol, yn ein hatgoffa bod pawb yn chwilio am wybodaeth yn gyfredol dibynadwy a, nid yw hyn yn unigryw i'r proffesiwn cyfreithiol, ond mae'r angen am gywirdeb ac yn gyfredol gwybodaeth weithiau'n uwch.

Fel Paula lapio fyny ei rhan o'r cyflwyniad ei bod yn awyddus i bwysleisio bod y tîm gwybodaeth yn cael ei werthfawrogi'n fawr ac yn ymddiried gan y cyfreithwyr. Ymddiriedolaeth yn bwysig gan fod angen i gyfreithwyr i wybod eu bod yn cael eu darparu gyda'r mwyaf cywir, gwybodaeth gyflawn a chyfredol. Mae'r ymddiriedolaeth hon yn cael ei adeiladu i fyny dros gyfnod o amser ac mae'n seiliedig ar ganlyniadau da blaenorol. Trosglwyddo Paula drosodd i Lauren, un o ddau gynorthwywyr gwybodaeth y tîm, a ddywedodd ei bod ni yn cael ei ymddiried dda gyda cheisiadau am wybodaeth oherwydd bod y cyfreithwyr yn gwybod y bydd yn gadael unrhyw garreg heb ei throi.

Lauren Yna manylu mwy am ei rôl fel gweithiwr proffesiynol llyfrgell a'r rhan mae hi'n chwarae ar y tîm wybodaeth. Mae cylch gwaith eang iawn i fod yn llyfrgellydd mewn cwmni cyfreithiol, ac nid yw ymchwil yn gyfyngedig i geisiadau ar gyfer achosion. Mae'n amgylchedd heriol ac mae angen i roi mwy o gefnogaeth bellach i gyfreithwyr gydag amser gweithdroad gyflymach a ddisgwylir ar geisiadau. Mae angen mwy o effeithlonrwydd wrth gwrdd â'r galwadau hyn ac mae angen i'r tîm wybodaeth i arloesi yn gyson i fodloni'r anghenion hyn. Gall y cyfuniad o gweithdroad cyflym ac y nifer fawr o adnoddau i wirio fod yn straen ar adegau a'r cyfreithwyr weithiau nid ydynt yn deall sut mae angen ei wneud i ddod yn ôl gyda chanlyniadau llawer. Er gwaethaf hyn, Cefais yr argraff o Paula a Lauren bod y tîm yn gefnogol iawn, a bod Rheoli Gwybodaeth yn cael ei werthfawrogi ar draws y cwmni.

Ni fyddai'n digwyddiad Llyfrgell a Gwybodaeth heb rhywfaint o sôn am deitlau swyddi, a Lauren obligingly siarad ni trwy rai o'r teitlau mae hi wedi cael dros y blynyddoedd sy'n ymwneud â gwybodaeth a gwybodaeth rolau yn y proffesiwn cyfreithiol. Roedd rhai yn fwy cryno nag eraill, ond dywedodd Lauren yn credu bod am yr hyn mae hi ar hyn o bryd mae'r term Llyfrgellydd yn unig yn rhy cyfyngu. Gallaf weld bod yn yr amgylchedd hwn, mae'n bwysig bod pobl yn cydnabod eich rôl ac yn cael y canfyddiad dde o'r gwaith yr ydych yn ei wneud. Yn y proffesiwn cyfreithiol, fel gyda llawer o rai eraill, bydd pobl yn meddwl yn fwy awtomatig o lyfrau a deunyddiau copi caled wrth feddwl am y llyfrgell. "Mae Canolfan Ymchwil", "Canolfan Wybodaeth" neu "Canolfan Wybodaeth" yn cynnig gwell adlewyrchiad o'r gwasanaeth proffesiynol a gynigir a symud i ffwrdd o gopi caled. Nid oes lle i gamsyniadau am y ceidwaid giât lles proffesiynol llyfrgell i adnoddau sefydlog.

O porthor i ymgynghorydd gwybodaeth

Mae Paula a Lauren nodi pa mor bwysig yw hi nad oedd y staff yn unig yn gweld y Ganolfan Wybodaeth fel ystorfa. Ymgysylltu â defnyddwyr yn hanfodol i ddiwallu eu hanghenion a chynnal perthnasedd y tîm gwybodaeth o fewn y cwmni.

Cyfreithwyr yn aml yn dod i'r Ganolfan Wybodaeth i drafod y ffordd orau i'w hymchwil a'r adnoddau sydd eu hangen arnynt i edrych ar cyn iddynt ddechrau. Gall ceisiadau ar adegau fod yn amwys ac mae angen i'r cyfreithwyr, yn enwedig hyfforddeion, i fod yn ymwybodol na allant gael ffurflenni llawn ar eu ceisiadau os nad ydynt yn darparu y stori lawn i'r gweithiwr proffesiynol llyfrgell. Yn aml hyfforddeion ennill o siarad trwy eu hymchwil cyn iddynt ddechrau er mwyn iddynt allu egluro drostynt eu hunain yr hyn y mae angen iddynt ei wneud.

Hyfforddeion ar raglen dwy flynedd gyda'r cwmni a chael Hyfforddiant Ymchwil Cyfreithiol gorfodol, mae hyn yn cael ei ddilyn i fyny gyda gostyngiad anffurfiol mewn hyfforddiant a chyrsiau gloywi yn ôl yr angen. Ar hyfforddiant cychwynnol yr hyfforddeion yn gosod tasgau Lauren wybodaeth sydd ei hangen i gyflawni o fewn dwy wythnos, mae hyn yn cynnwys ychydig o beli gromlin sydd angen ymweld â Chanolfan Wybodaeth i gael yr ateb gorau – hi hefyd yn cynyddu'r cymhelliant i gwblhau'r tasgau gyda siocled! Ar gyfer staff sydd wedi bod yn y cwmni am gyfnod hwy, nid yw'n hawdd eu cael i ddod i'r hyfforddiant. Siaradodd Lauren am gymryd y fenter gyda hwy, a sefydlu ceisiadau cyfarfod ac yn gyffredinol yn eithaf cyson. Mae llawer o gyfleoedd hyfforddi yn digwydd ar y hedfan a "dim ond-mewn-pryd". Rwy'n credu bod hyn angen ei ailadrodd i ni weithwyr proffesiynol newydd yn arbennig, ac mae'n debyg werth cofio os dalgrynnu i fyny cyfranogwyr ar gyfer gweithdai sgiliau gwybodaeth.

Y gweithwyr proffesiynol llyfrgell, neu gynorthwywyr gwybodaeth, eu gwerthfawrogi am eu bod yn gyfarwydd gydag adnoddau a gallu i'w defnyddio'n briodol. Maent yn ymdrin â'r deunyddiau yn gyson ac mae ganddynt ymwybyddiaeth eang o'r adnoddau a'u cryfderau cymharol. Nid yw'r gallu i ddirnad y ffynhonnell orau yn sgil bod y cyfreithwyr yn naturiol yn meddu ar, ac er eu bod yn datblygu hyn dros amser gydag adnoddau penodol, Gall cynorthwywyr gwybodaeth yn arbed amser iddynt.

Heriau a byrfyfyr

Mae angen i gyd-fynd â strategaeth gyffredinol y cwmni y Ganolfan Gwybodaeth er mwyn sicrhau ei dilysrwydd. Mae'r tîm gwybodaeth yn ymgysylltu ac yn rhyngweithio â chyfreithwyr yn gyson, yn gweithio ar adeiladu'r berthynas gyda nhw ac mae'r ymddiriedolaeth sydd ganddynt yn y tîm gwybodaeth. Mae hyn yn cael ei ymestyn yn gynyddol i gleientiaid hefyd ar ffurf diweddariadau deddfwriaethol a gwybodaeth busnes. Mae'r tîm Gwybodaeth yn darparu gwasanaeth ymwybyddiaeth gyfredol, olrhain cyhoeddi gweithredoedd a biliau. Monitro Oireachtas a safleoedd eraill y llywodraeth, a diweddaru eu systemau pan eitemau yn cael eu cyhoeddi a fydd yn effeithio ar fusnes. Gall y tîm gwybodaeth yn cadarnhau yr arian o adnoddau, gweithredoedd neu ddatblygiadau yn y systemau cyfreithiol ar gyfer cyfreithwyr a chleientiaid.

Mae'r heriau sy'n wynebu'r proffesiwn cyfreithiol yn arbennig tua gormod o wybodaeth â datblygiadau cyflym mewn cyfreithiol. Gall fod nerfusrwydd dros goll rhyw darn hanfodol o wybodaeth. Gwybod pryd i roi'r gorau i chwilio ac eich bod wedi dod o hyd digon yn bwysig iawn. Newidiadau i'r gyfraith, yr amgylchedd cyfreithiol, dechnoleg ac adnoddau i gyd yn effeithio ar anghenion y defnyddiwr a sut y maent yn datblygu.

Maent yn awr yn profi effeithiau hyfforddeion sy'n cael eu "geni digidol" sydd hefyd yn dylanwadu ar yr angen am fwy o ystwythder. Maent yn disgwyl llawer yn dychwelyd cyflymach o wybodaeth ac yn aml yn disgwyl i ddarganfod popeth eu hunain gyda eu sgiliau technegol eu hunain. Lauren yn nodi bod angen cymorth hyfforddeion hyn wrth lywio adnoddau gorau a chronfeydd data sydd ar gael yn A&L - gan fod ymchwil yn dangos yn gynyddol i ni mwy nad yw defnyddwyr hyn o reidrwydd yn meddu ar sgiliau hanfodol sydd eu hangen i gyfyngu'r chwiliadau.

Fel gweithiwr proffesiynol newydd sydd yn aml wedi dod o hyd fy hun yn llethu gan faint o weithgareddau sy'n ymwneud â Rheoli Gwybodaeth, yr oedd yn ddiddorol clywed am weithrediad llwyddiannus o dîm Gwybodaeth hen sefydlu. O gyfraniad o bartneriaid i is-adran o dasgau, roedd llawer iawn i ddysgu oddi wrth Paula a Lauren. Roedd hefyd yn ddiddorol i ddarganfod mwy am yr heriau sy'n bodoli o ran darparu gwasanaethau gwybodaeth i'r cwmni, a sut y maent wedi cwrdd â'r heriau hyn gyda arloesedd i barhau'n hyfyw a gwerthfawr. Diolch yn fawr iawn yn ddyledus i bawb a helpodd i gynllunio a chyflwyno digwyddiad hwn gan ei fod yn sicr yn faes y dylai gweithwyr proffesiynol newydd yn aros yn effro i.